Les insights incisifs de Nadège Lossouarn, Collaborative Session Designer.
La réussite d’un atelier ou d’une démarche collaborative dépend de la qualité de la relation que nous créons avec le commanditaire.
Quelles sont les clés d’un atelier réussi ?
La clé se trouve dans la préparation bien sûr, mais aussi dans l’expérience. On ne devient pas un bon facilitateur en lisant des livres. Il faut beaucoup d’heures de vol. Avoir des mentors est indispensable et le feedback d’une équipe est primordial. Trop de facilitateurs se jettent à l’eau après seulement une ou deux sessions. Par ailleurs, il faut environ 2 mois de préparation en collaboration avec le client pour bien appréhender le sujet dans son ensemble.
La réussite réside dans un bon cadrage qui consiste à poser un maximum de questions. Les sponsors s’attendent à ce qu’on les challenge. Souvent les “newbies” veulent passer trop vite à l’élaboration de l’agenda sans avoir bien cerné toutes les composantes du sujet : le contexte, les objectifs, l’identification des bons participants, les données de sortie attendues, les données d’entrée nécessaires et la partie logistique. La création de l’agenda se fait seulement après avoir bien qualifié ces éléments. Cela dit, je crois que c’est avant tout la qualité de la relation que je crée avec mes clients qui me permet d’assurer une intervention réussie.
Comment créer un climat de confiance ?
Être facilitateur est un métier de justesse et de finesse où il faut pouvoir percevoir les non-dits. Je passe des petits coups de fil, entre les réunions officielles avec les sponsors, pour établir une relation privilégiée avec chacun d’eux. Ça me permet de construire une relation de confiance puissance 10.
Il faut aussi laisser du temps entre les réunions pour permettre la maturation des idées. J’adresse les divergences et les sujets “qui grattent” lors des réunions de cadrage pour libérer un éventuel stress, verbaliser les zones de tensions, expliciter ce qui ne va pas/ plus… et ainsi créer un climat de de parler-vrai et de confiance. D’ailleurs le processus de co-création permet en soi de tisser des liens profonds.
Est ce qu’un atelier suffit pour déclencher une transformation ?
Le problème d’un simple atelier, c’est que l’énergie des participants et même du sponsor s’essouffle assez rapidement ce qui fait naître une forme de frustration chez le facilitateur et les parties prenantes. Ce n’est pas en un seul atelier que l’on arrive à enclencher une transformation.
Pour ma part, je propose des démarches au service d’ambitions stratégiques, surtout lorsque je travaille avec les comités de direction. Si on arrive à maintenir l’engagement des sponsors et des équipes dans un parcours, on peut enclencher des actions et des innovations concrètes. Je constate alors la transformation des équipes et de l’organisation. Et c’est cette transformation qui donne un véritable sens à mon travail.
Comment garder cette dynamique dont vous parlez ?
D’abord, j’insiste sur le fait que l’intégralité des livrables est systématiquement envoyée à l’ensemble des participants après l’atelier, sinon on peut être sûr qu’il n’y a pas d’engagement derrière.
Nous prévoyons également, de façon systématique, un débrief à froid 2 mois après l’atelier pour remobiliser l’équipe et les sponsors et également suivre les actions. Et surtout, j’essaie de faire entrer mes clients dans un processus de transformation dès le départ, en insistant sur ce message : une transformation ne peut s’opérer après seulement un atelier : ces moments de rencontres doivent impérativement s’inscrire dans une démarche à long terme. Des ateliers collaboratifs tout au long d’une année, du coaching ciblé, un peu de formation. Ce type d’accompagnement protéiformes a bien plus d’impact et il est bien plus réjouissant pour tout le monde : pour les sponsors, pour les collaborateurs et pour nous, facilitateurs, fiers de contribuer à des transformations et à des changements pérennes.